Teletrabajo en Auditoría
Durante el confinamiento hemos utilizado y descubierto muchas herramientas útiles para comunicarnos profesional y personalmente también, ya que todos hemos probado diversas aplicaciones y programas de videollamada, para estar más cerca de nuestros familiares y amigos en estos días.
La experiencia nos ha convertido en pequeños especialistas, nos ha descubierto la necesidad de saber utilizar tanto las herramientas de comunicación comunes como específicas del trabajo de auditoría que se han hecho fundamentales en este nuevo entorno de teletrabajo. Estas herramientas se podrían clasificar de la siguiente forma:
Herramientas de comunicación online
Puede que hasta hace poco nos bastara con un gestor de correo, pero ahora se hace imprescindible una herramienta capaz de permitir videollamadas, tanto internas como externas. Para estas últimas es importante que sea multiplataforma y permitir la conexión de invitados con un simple enlace sin instalación de software.
También es muy útil a nivel interno una aplicación de mensajería instantánea para agilizar la comunicación entre equipos junto con una notificación de estado (ausente, disponible, ocupado…) para optimizar el tiempo de concentración y comunicación interna, ya que teletrabajando no nos podemos asomar al despacho de nuestro compañero o ver si tiene la puerta cerrada que serían los símiles en la vida real.
Por último, aunque esa característica ya era común en los gestores de correo, la sincronización de agenda para facilitar las video reuniones.
Herramientas propias de análisis de auditoría
En auditoría partíamos en una situación de ventaja para afrontar el teletrabajo, nuestras herramientas especificas estaban adaptadas para trabajar a distancia ya que generalmente lo hacíamos en las oficinas de nuestros clientes y con equipos que, en ocasiones, no estaban físicamente juntos pero trabajaban de forma paralela en el mismo proyecto coordinándose de forma remota.
Quizás en el futuro se puedan mejorar estas herramientas permitiendo la edición simultánea de un mismo archivo por varios usuarios, sin conflictos de sincronización, como permiten actualmente los servicios en nube de las principales suites ofimáticas.
Herramientas para compartir archivos e información
El correo electrónico siempre fue la manera más sencilla de compartir archivos y documentación, pero actualmente hay servicios que facilitan esta opción mejorando la organización de la información recibida, ya que los documentos están en un único lugar, y la seguridad está más garantizada, porque se puede controlar quien accede a la misma.
También se pueden crear carpetas de archivos que se modifiquen actualizando para evitar las interminables cadenas de emails de versiones de un mismo archivo.
Otra ventaja de estos servicios frente al email es que el tamaño de los archivos va aumentado de forma paralela a la mejora de los equipos y de programas, por lo que en ocasiones el tamaño era una limitación para los archivos adjuntos del viejo email.
Lo que define al ser humano es su capacidad de usar herramientas para facilitar su trabajo y seguro que en esta nueva etapa de trabajo no presencial también se mejorarán y adaptaran las herramientas a nuestras nuevas necesidades.
La experiencia nos ha convertido en pequeños especialistas, nos ha descubierto la necesidad de saber utilizar tanto las herramientas de comunicación comunes como específicas del trabajo de auditoría que se han hecho fundamentales en este nuevo entorno de teletrabajo. Estas herramientas se podrían clasificar de la siguiente forma:
Herramientas de comunicación online
Puede que hasta hace poco nos bastara con un gestor de correo, pero ahora se hace imprescindible una herramienta capaz de permitir videollamadas, tanto internas como externas. Para estas últimas es importante que sea multiplataforma y permitir la conexión de invitados con un simple enlace sin instalación de software.
También es muy útil a nivel interno una aplicación de mensajería instantánea para agilizar la comunicación entre equipos junto con una notificación de estado (ausente, disponible, ocupado…) para optimizar el tiempo de concentración y comunicación interna, ya que teletrabajando no nos podemos asomar al despacho de nuestro compañero o ver si tiene la puerta cerrada que serían los símiles en la vida real.
Por último, aunque esa característica ya era común en los gestores de correo, la sincronización de agenda para facilitar las video reuniones.
Herramientas propias de análisis de auditoría
En auditoría partíamos en una situación de ventaja para afrontar el teletrabajo, nuestras herramientas especificas estaban adaptadas para trabajar a distancia ya que generalmente lo hacíamos en las oficinas de nuestros clientes y con equipos que, en ocasiones, no estaban físicamente juntos pero trabajaban de forma paralela en el mismo proyecto coordinándose de forma remota.
Quizás en el futuro se puedan mejorar estas herramientas permitiendo la edición simultánea de un mismo archivo por varios usuarios, sin conflictos de sincronización, como permiten actualmente los servicios en nube de las principales suites ofimáticas.
Herramientas para compartir archivos e información
El correo electrónico siempre fue la manera más sencilla de compartir archivos y documentación, pero actualmente hay servicios que facilitan esta opción mejorando la organización de la información recibida, ya que los documentos están en un único lugar, y la seguridad está más garantizada, porque se puede controlar quien accede a la misma.
También se pueden crear carpetas de archivos que se modifiquen actualizando para evitar las interminables cadenas de emails de versiones de un mismo archivo.
Otra ventaja de estos servicios frente al email es que el tamaño de los archivos va aumentado de forma paralela a la mejora de los equipos y de programas, por lo que en ocasiones el tamaño era una limitación para los archivos adjuntos del viejo email.
Lo que define al ser humano es su capacidad de usar herramientas para facilitar su trabajo y seguro que en esta nueva etapa de trabajo no presencial también se mejorarán y adaptaran las herramientas a nuestras nuevas necesidades.
Javier Martín es Auditor Senior en el Área de Assurance&Audit de Audalia Nexia
Artículo publicado en Audalia Nexia
